Page 93

TIETOTURVALLISUUDEN KÄSIKIRJA Sivu 92 / 127 • • • • • • TIETOTURVALLISUUDEN KÄSIKIRJA Tietoaineiston käsittely Asiakasdokumentaatiossa noudatetaan asiakkaan ilmoittamaa salassapidon luokittelua. Laatiessasi salassa pidettävää asiakirjaa, vastaat sen luokittelusta ja luokittelun merkitsemisestä. Varo toimisto-ohjelmilla (esim. tekstinkäsittely, esitysgrafiikka, taulukkolaskenta, PDF) tehtyjen tiedostojen piiloon jääviä tietoja (ns. meta-, jäännös- ja piilotiedot) erityisesti lähettäessäsi tiedostoja organisaation ulkopuolelle tai siirtäessäsi niitä tietovälineellä. Tiedosto voi sisältää siinä aiemmin ollutta tietoa tai muuta järjestelmässä olevaa tietoa, vaikka se ei näytöllä näkyisikään. Ole erityisen varovainen työskennellessäsi julkisissa tiloissa ja huomioi, että joku voi nähdä syöttämiäsi tunnuksia tai muita tietoja huomaamattasi tai salakuunnella keskusteluitasi. Älä anna ulkopuolisten nähdä tietokoneesi näyttöruutua, kun käsittelet salassa pidettävää tietoa, käytät kassajärjestelmää, tai näppäimistöä, kun syötät käyttäjätunnuksia ja salasanoja. Sähköposti ja internet Internet ja sähköposti ovat hyviä työvälineitä sekä tiedon hakuun että yhteydenpitoon. Internet- ja sähköpostiliikenteessä voi olla teknisiä suojauksia, mutta käyttäjän ei tule olettaa, että tavallinen sähköposti soveltuu arkaluontoisen tai salassa pidettävän tiedon lähettämiseen ilman erikseen sovittua salausta tai suojattua tiedonsiirtotapaa. Sähköpostin ja Internetin käyttö vaativatkin käyttäjältä huolellisuutta. Sähköpostin käyttö ja viestintä • Mitään arkaluontoista tietoa ei lähetetä sähköpostitse, ilman että tiedot on salattu. • Sähköpostiviestin sisällön voi salata käyttämällä erillistä salausmenetelmää. Salaamistavasta pitää sopia vastaanottajan kanssa. Useimmiten vastaanottajan täytyy käyttää samaa salausohjelmaa viestin salauksen purkamiseen tai tietää salaamiseen käytetty salasana. • Ensisijaisesti yrityksessä käytetään Microsoft 365 salausta sähköposteissa. • Tarkemmat ohjeet 365 salauksen käyttöön. • Älä koskaan avaa tuntemattomasta lähteestä tullutta liitetiedostoa äläkä reagoi roskapostiin. Opi tunnistamaan roskaposti- ja kalasteluviestit. Kalasteluviestissä esitetyt väitökset tiedon vuotamisesta ei ole useimmiten totta, suhtaudu viestien sisältöön kriittisesti. • Vinkkejä huijausviestin tunnistamiseen • Sähköposti on epävarma tallennuspaikka. Siirrä tärkeät liitetiedostot dokumentinhallintaan tai asiakasjärjestelmään tiedon turvaamiseksi. • Huolehdi, että lähettämäsi sähköpostiviesti on kohdistettu oikeille henkilöille ja oikeisiin osoitteisiin, myös valmiita jakelulistoja käyttäessäsi. Vältä turhien sähköpostien lähettämistä. Ennen kuin napautat Lähetä (Send) –painiketta,